Sjabloon

AI register.

Verplicht document voor elke organisatie die AI inzet.

Een AI register is een levend overzicht van alle AI systemen die jouw organisatie gebruikt. Onder de AI Act is dit voor gebruiksverantwoordelijken een impliciete verplichting via de algemene zorgvuldigheidsplicht. Voor hoog risico AI ook expliciet vereist via registratie in de EU database.

Maak je team AI Act compliant Wat staat hierin

Cursus + AI register template. SLIM subsidie mogelijk.

De essentie

Veel organisaties hebben een verwerkingsregister onder de AVG en moeten daar een AI register naast leggen. Combineren mag, mits beide kaders volledig zijn gedekt.

Een AI register hoeft geen ingewikkeld systeem te zijn. Een goed ingerichte Excel of Notion database volstaat voor het MKB. Voor grotere organisaties of hoog risico inzet komen aparte governance tools in beeld.

01 · Wat erin moet

Verplichte kolommen in je AI register

01

Naam en leverancier

Welk AI systeem (ChatGPT, Microsoft Copilot, eigen RAG chatbot) en wie de leverancier is. Bij eigen ontwikkeling: jouw organisatie als aanbieder.

02

Doel en gebruiksgeval

Waarvoor wordt het gebruikt: tekst schrijven, sollicitaties beoordelen, klantenservice. Per gebruiksgeval, ook als dezelfde tool meerdere doelen heeft.

03

Risicocategorie

Verboden (mag niet), hoog risico, beperkt risico of minimaal risico. Met onderbouwing waarom. Dezelfde tool kan per gebruiksgeval in verschillende categorieën vallen.

04

Verantwoordelijke

Wie binnen jouw organisatie is verantwoordelijk voor dit AI systeem? Een naam met functie, niet een afdeling. Verantwoordelijk voor controle, monitoring, incidentmeldingen.

05

Datatypes verwerkt

Welke gegevens gaan erin? Persoonsgegevens (zo ja: welke categorieën), klantdata, vertrouwelijke bedrijfsdata. Cruciaal voor AVG koppeling.

06

Datum laatste review

Wanneer is dit systeem voor het laatst beoordeeld op risico, gebruik en compliance? Minimaal jaarlijks, bij wijziging direct.

07

Bewijslast (voor hoog risico)

Welke documenten zijn er voor dit systeem? Conformiteitsdossier, FRIA, DPIA, training records, contract. Verwijzingen naar de bron documenten.

02 · Verplichtingen

Hoe je dit praktisch opzet

Drie aanpakken afhankelijk van organisatiegrootte.

MKB tot 50 medewerkers: Excel

Eén tabblad met de bovenstaande kolommen. Refresh quartaalweise. Bewaar in gedeelde Drive of OneDrive. Toegankelijk voor compliance officer en directie.

50 tot 250 medewerkers: Notion of Airtable

Database met views per afdeling, per risicocategorie. Linked records naar leveranciers en verantwoordelijken. Automatische reminders voor reviews.

Groter: governance platform

Tools als OneTrust, Securiti, of specifieke AI governance platforms. Integratie met AVG verwerkingsregister, automatische scanning van shadow AI gebruik.

Levend houden is het echte werk

Een AI register opstellen is een dag werk. Up to date houden vraagt continue aandacht. Bouw een proces in: per nieuwe tool een entry, per quartaal een review.

Wil je dit voor je hele team regelen?

Onze cursus dekt artikel 4. In een middag aantoonbaar geletterd. Met certificaat.

Maak je team AI Act compliant
04 · Eerlijk

Veelgemaakte fouten

Waar AI registers in praktijk de plank misslaan.

Shadow AI vergeten

Medewerkers gebruiken vaak ChatGPT op persoonlijke accounts of Grammarly zonder dat IT het weet. Periodieke survey of automatische detectie kan dit blootleggen.

Te grof gecategoriseerd

'ChatGPT: minimaal risico' is meestal te grof. Welke afdeling, welk doel? Marketing voor copy: minimaal. HR voor screening: hoog. Twee aparte regels in je register.

Geen onderhoud

Een register dat in januari 2025 is opgesteld en niet meer is bijgewerkt is in 2026 vaak deels verouderd. Bouw quartaal reviews in.

Te veel detail

Een AI register hoeft geen technische documentatie te zijn. Verwijzingen naar onderliggende documenten zijn voldoende, alles dubbel vastleggen werkt averechts.

Veelgestelde vragen

Wat organisaties ons vragen

Is een AI register letterlijk verplicht?

Voor gebruiksverantwoordelijken: niet als specifiek apart document genoemd in de AI Act, wel impliciet vereist via de algemene zorgvuldigheidsplicht en bewijslast bij toezicht. Voor aanbieders van hoog risico AI: expliciet via EU database registratie.

Moet ik het delen met toezichthouder?

Niet proactief. Wel op verzoek bij toezicht. Een goed bijgehouden register is je primaire verdediging bij elke controle.

Hoe combineer ik dit met mijn AVG register?

Twee opties. Apart houden met kruisverwijzingen (overzichtelijker). Of geïntegreerd in één register met aparte kolommen voor AI Act en AVG aspecten (efficiënter).

Wie heeft toegang nodig?

Minimaal: compliance officer of DPO, IT verantwoordelijke, directie. Optioneel: afdelingshoofden voor hun eigen scope. Voor medewerkers: niet noodzakelijk, wel het AI beleid wel.

Meer over de AI Act

AI beleid

Aanvulling op register

Compliance checklist

Register als stap 1+2

Jouw rol

Bepaalt verplichting

Risicocategorieën

Voor classificatie

Quickscan

Begin hiermee

AVG vs AI Act

Register koppeling
Gerelateerde onderwerpen

Sectoren

Voor jouw vak

Voor specifieke taken

AI Act compliance

Word AI Act ready

AI Act compliant in een middag

Cursus + AI register template + beleidsdocument. SLIM subsidie maximaal 80 procent.

Maak je team AI Act compliant Hou me op de hoogte →
Wachtlijst

Hou me op de hoogte van AI Act ontwikkelingen

Vrijwel elke organisatie moet aan de AI Act voldoen vóór augustus 2026. Laat je gegevens achter en je krijgt gerichte updates over deadlines, sjablonen en cursussen. Geen spam, geen nieuwsbrief.

Je kunt je op elk moment weer afmelden via de mail die je krijgt.

AI Act compliance · NL

Begrijp de wet

Artikel 4 · Geletterdheid

Aan de slag

Per sector

Per AI tool

2 augustus 2026

Vanaf dan gelden de zwaarste verplichtingen. Begin nu.

Doe de gratis quickscan

SLIM subsidie tot 80% mogelijk

Verken Les in AI

Wat is...?

Vergelijken

Voor jouw vak

Voor jou

Voor je werk

Voor je studie

Per sector

Tools

Categorieën

Trainingen